Datenschutzerklärung

1. Wer ist verantwortlich?

IQ Solar Europe GmbH
Kurmainzer Str. 165
65936 Frankfurt am Main
Geschäftsführer: Oleksii Kolesnykov

Telefon: +49 69 78057959
E-Mail: info@iqsolar-eu.com

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Für Datenschutzfragen wenden Sie sich an die Geschäftsführung unter den genannten Kontaktdaten.

2. Hosting und Serverprotokolle

Die Website wird auf einem virtuellen Server bei der netcup GmbH in der Europäischen Union betrieben. netcup verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO.

Beim Seitenaufruf verarbeitet unser Server technisch erforderliche Verbindungsdaten, insbesondere Ihre IP-Adresse, um die angeforderte Seite auszuliefern und Missbrauch abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für den Betrieb der Website führen wir ein Zugriffsprotokoll mit Zeitpunkt, HTTP-Statuscode, einer vorgegebenen Seitenadresse und technischen Protokollkennzeichnungen. Im dafür eingesetzten Zugriffsprotokoll werden IP-Adressen und HTTP-Header einschließlich Browserinformationen und Referrer entfernt; URL-Parameter werden nicht übernommen.

Wir verwenden dieses Zugriffsprotokoll zur technischen Fehlerprüfung und zur Erstellung von Seitensummen. Seit dem 14.10.2026 ist für dieses Zugriffsprotokoll eine tägliche Rotation mit einer Aufbewahrungsfrist von sieben Tagen eingerichtet. Nicht leere aktive Dateien werden dabei geleert; ältere Archivdateien werden bei der Rotation gelöscht. Bei ausbleibenden neuen Einträgen kann die Rotation ausgesetzt werden. Vor der Umstellung entstandene Einträge können während des Übergangs noch in einer Archivdatei liegen. Zusätzlich speichern die Serverdienste technische Betriebs- und Fehlermeldungen in Systemjournalen. Seit dem 14.10.2026 gilt dafür eine Aufbewahrungsgrenze von 30 Tagen für archivierte Journaldateien. Ältere Dateien werden im Rahmen der Rotation und Bereinigung entfernt; eine aktive Datei kann bis zu ihrer Rotation auch ältere Einträge enthalten. Diese Meldungen können Verbindungs- und Anfragemetadaten enthalten; die beschriebenen Filter des Zugriffsprotokolls gelten nicht automatisch für alle Systemjournale. Die genannten Journalgrenzen gelten nicht automatisch für mögliche gesonderte Systemlog-Kopien.

3. Kontakt- und Angebotsanfragen

Das Formular verarbeitet Ihren Namen, Projektart, gegebenenfalls Systemlinie, Postleitzahl, gewählten Kontaktweg, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, gegebenenfalls Rückrufzeit und Ihre Beschreibung. Hinzu kommen Vorgangsnummer und Formularversion sowie die Eingangsseite. Wenn Sie es ausdrücklich auswählen, enthält Ihre Anfrage außerdem die zuvor angezeigte Zusammenfassung aus einem Rechner, Angebotsvergleich oder der Speicher-Prüfliste mit Eingaben, Ergebnissen, Annahmen und Versionsstand. Sie bleibt vor dem Absenden sichtbar und kann entfernt werden. Bitte übermitteln Sie nur Angaben, die zur Bearbeitung Ihres Vorhabens nötig sind, und keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten.

Wir verwenden die Angaben zur Beantwortung Ihrer Anfrage und zur Vorbereitung eines möglichen Angebots. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für sonstige Kontaktanliegen sowie Spam-Abwehr und Systemsicherheit stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das Formular verwendet ein verborgenes Kontrollfeld und zeitlich begrenzte Sicherheitswerte zum Schutz vor automatisiertem Missbrauch.

Eine erfolgreich übermittelte Anfrage wird auf unserem Server für berechtigte Mitarbeitende gespeichert. Die Eingangsbestätigung bestätigt diese Speicherung. Die persönliche Antwort folgt nach der Bearbeitung. Zur Bearbeitung wird die Anfrage in unserem auf dem eigenen Server betriebenen ERP-System Odoo bearbeitet. Unser Formularspeicher enthält Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, PLZ, Projektart, die sichtbare private Zusammenfassung und die Eingangsseite. In Odoo werden die Kontaktangaben, Projektart, Zusammenfassung und Eingangsseite verarbeitet. Ein Verkauf Ihrer Kontaktdaten erfolgt nicht.

Unser Löschverfahren sieht für Anfragen, aus denen kein Vertrag entsteht, eine Frist von 180 Tagen nach dem letzten Kontakt vor, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder konkreten Rechtsansprüche entgegenstehen. Wenn mit Ihnen ein späterer Rückruf vereinbart und dokumentiert ist, bewahren wir die Anfrage bis dahin auf; die 180 Tage beginnen mit dem vereinbarten Rückrufdatum oder einem späteren Kontakt, auch bei einer Absage oder wenn wir Sie dann nicht erreichen. Eine automatische Löschung dieser Anfragen nach 180 Tagen ist derzeit nicht eingerichtet. Die Frist ist ein vorgesehenes Löschkriterium, keine Zusicherung einer bereits erfolgten vollständigen Löschung. Für den Formularspeicher, die Benachrichtigungs-E-Mail und den CRM-Eintrag ist die Löschung jeweils gesondert zu prüfen und manuell auszuführen. Dazu gehören auch betroffene Exporte und lokale ältere Datenbankkopien. Für Benachrichtigungen über Telegram ist bislang kein durchgängiger Löschablauf nachgewiesen. Bei einem Vertrag werden die jeweils aufbewahrungspflichtigen Geschäfts- und Steuerunterlagen für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahrt. Die anschließende Löschung ist Bestandteil unseres Löschverfahrens. Die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrung richtet sich nach der Dokumentart, insbesondere §§ 147 AO und 257 HGB.

Sicherungskopien werden getrennt vom laufenden System aufbewahrt. Die konfigurierte Sicherungsrotation berücksichtigt 14 tägliche, 8 wöchentliche und für die allgemeine Systemsicherung zusätzlich 12 monatliche Sicherungsstände. Eine Löschung im laufenden System entfernt Daten daher nicht gleichzeitig aus bereits vorhandenen Sicherungskopien. Für die lokale Odoo-Sicherung werden die jeweils sieben jüngsten Datenbank- und Dateisicherungen behalten. Ältere Kopien im Sicherungsarchiv entfallen durch die konfigurierte Rotation mit Bereinigung, nicht durch die einzelne Löschung einer Anfrage. Die Zahlen bezeichnen aufbewahrte Sicherungsstände, keinen garantierten Höchstzeitraum in Tagen oder Monaten. Ältere lokale Datenbankkopien können außerdem erneut in eine Sicherung eingehen. Eine sofortige oder vollständige Löschung aus allen Sicherungen wird daher nicht zugesichert.

Die erforderlichen Felder sind gekennzeichnet. Für eine Projektanfrage benötigen wir Projektart, Postleitzahl und einen Kontaktweg: E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Name und Beschreibung sind freiwillig. Im zweiten Schritt können Sie Objektart, Eigentümerstatus, Dachform, Verbrauch oder Dachfläche, Zeitrahmen und geplante Verbraucher ergänzen. Diese Angaben werden in Ihrer Projektbeschreibung gespeichert. Für einen einfachen Rückruf genügt Ihre Telefonnummer. Ihre Auswahl bestimmt den bevorzugten Kontaktweg. Ihre Anfrage verpflichtet Sie nicht zum Kauf. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung findet nicht statt.

Die Antwort auf „Wie haben Sie von uns erfahren?“ ist freiwillig und kann geändert oder leer gelassen werden. Zusätzlich speichern wir die Eingangsseite (zum Beispiel die Seite einer Anzeige oder eines Kanals), über die Sie uns kontaktieren. Die Eingangsseite wird auf der jeweiligen Kontaktseite angezeigt. Wir verwenden diese Angaben zur Auswertung der Wirksamkeit unserer Werbekanäle auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dafür sieht unser Löschverfahren dieselben Fristen wie für Ihre Anfrage vor. Sie können dieser Verarbeitung unter den Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO widersprechen; siehe Abschnitt 7. URL-Parameter wie UTM oder Werbe-Klickkennungen übernehmen wir nicht in Ihre Anfrage.

4. E-Mail und Telefon

Bei direkter Kontaktaufnahme verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Angaben zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Es gelten die in Abschnitt 3 genannten Zwecke, Rechtsgrundlagen und Speicherregeln. Für den Versand und Empfang unserer Geschäftspost nutzen wir den E-Mail-Dienst Mirohost. Dabei werden Absender, Empfänger, Nachrichteninhalt und technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet.

Die E-Mail-Benachrichtigung unseres Beratungsteams über eine neue Formularanfrage enthält nur den Hinweis „Neue Anfrage“, die Eingangszeit, eine zufällig erzeugte interne Vorgangskennung und den Link zum zugehörigen Odoo-Eintrag. Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Postleitzahl, Projektart, Beschreibung und übernommene Rechnerzusammenfassungen werden in dieser Benachrichtigung nicht übertragen. Sie enthält auch keine Antwortadresse aus dem Formular. Der Link enthält keinen Zugangsschlüssel; der Zugriff auf den Eintrag setzt eine berechtigte Anmeldung in Odoo voraus. Vorgangskennung, Zeit und Link bleiben der Anfrage zuordenbar und sind keine anonymen Daten. Bereits vorhandene E-Mail-Kopien früherer Anfragen werden durch diese Umstellung nicht nachträglich geändert.

5. Cookies, Rechner und externe Inhalte

Diese Website verwendet notwendige Funktionen und nach Ihrer Einwilligung Statistik-Cookies. Einzelheiten zu Google Analytics 4, Ihrer Auswahl und Ihrem Widerruf finden Sie im Abschnitt „Cookies und Google Analytics 4“. Die Schriftarten und Bilder werden ohne externe Schrift- oder Bilddienste bereitgestellt. Rechner, Speicher-Prüfliste und Angebotsvergleich verarbeiten Eingaben in Ihrem Browser. Erst mit Ihrer ausdrücklichen Auswahl der Übernahme in eine Anfrage wird die sichtbare Zusammenfassung im Sitzungsspeicher des Browsers hinterlegt. Sie läuft nach 30 Minuten ab und kann auf der Kontaktseite entfernt werden. Die Browsersitzung begrenzt die Speicherung zusätzlich. Erst mit dem Absenden der Anfrage wird diese Zusammenfassung an IQ Solar übermittelt. Diese gewünschte Übernahme dient der Vorbereitung Ihrer Anfrage; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Das Formular speichert keinen Sicherheitswert als Cookie. Es werden keine Drittanbieter-Karten, Videos oder sozialen Netzwerke eingebettet. Externe Quellen öffnen Sie über normale Links. Erst beim Aufruf einer verlinkten Seite gelten deren eigene Datenschutzhinweise.

Seitensummen und Anfragezählung

Aus dem beschriebenen Zugriffsprotokoll können auf unserem Server Seitensummen gebildet werden. Die automatische Zählung eingehender Anfragen nach Projektart, Eingangsseite und Kontaktweg ist im Formular-Backend derzeit ausgeschaltet. Für vorhandene Tagessummen ist ein Löschverfahren mit einer Frist von 90 Tagen vorbereitet; eine automatisch ausgeführte Löschung dieser Summen ist derzeit nicht eingerichtet. Solche Summen enthalten keine direkten Kontaktangaben. Kleine Fallzahlen in einzelnen Tages- oder Kanalgruppen erlauben jedoch keine pauschale Zusicherung, dass Rückschlüsse auf Personen ausgeschlossen sind. Für diese Verfahren setzen wir keinen externen Statistikdienst ein.

6. Empfänger und Übermittlung

Die Anfrage wird für die interne Bearbeitung durch berechtigte Personen bereitgestellt. Für Hosting und E-Mail setzen wir die Dienstleister netcup und Mirohost ein. Die zusätzliche Benachrichtigung über Telegram ist nachfolgend beschrieben. Zur internen Bearbeitung unserer Anfragen verwenden wir das ERP-System Odoo auf unserem eigenen Server. Eine Übermittlung an Behörden oder andere Empfänger erfolgt, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Interne Benachrichtigung über Telegram

Für interne Hinweise auf neue Website-Anfragen verwenden wir zusätzlich einen Telegram-Bot. Übermittelt werden nur der Hinweis „Neue Anfrage“, die Eingangszeit, eine zufällig erzeugte interne Vorgangskennung und der Link zum zugehörigen Odoo-Eintrag. Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Postleitzahl, Projektart, Beschreibung und Rechnerzusammenfassungen werden in dieser Benachrichtigung nicht übertragen. Der Link enthält keinen Zugangsschlüssel; der Zugriff auf den Eintrag setzt eine berechtigte Anmeldung in Odoo voraus. Vorgangskennung, Zeit und Link bleiben der Anfrage zuordenbar und sind keine anonymen Daten. Bereits vorhandene Telegram-Nachrichten früherer Anfragen werden durch diese Umstellung nicht nachträglich geändert. Die Benachrichtigung geht an das dafür konfigurierte interne Telegram-Konto. Die Website selbst lädt keine Telegram-Inhalte in Ihren Browser. Für diese Benachrichtigungen ist derzeit keine feste Löschfrist eingerichtet. Informationen zur Verarbeitung durch Telegram finden Sie in der Datenschutzerklärung von Telegram. Die Informationen ersetzen keine Prüfung der Empfänger- und Übermittlungsbedingungen dieses internen Dienstes.

Social-Media-Auftritte

Wenn Sie einen unserer Unternehmensauftritte in sozialen Netzwerken besuchen, verarbeitet auch die jeweilige Plattform personenbezogene Daten nach ihren Datenschutzhinweisen. Ihre Nachrichten und Kommentare bearbeiten wir zur Kommunikation mit Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; bei konkreten Angebots- oder Vertragsanfragen gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Plattform kann Daten auch für eigene Zwecke verarbeiten. Ein Link zu einem Profil auf dieser Website übermittelt beim bloßen Seitenbesuch keine Daten an das soziale Netzwerk.

Soweit wir Facebook Page Insights oder LinkedIn Page Analytics nutzen, besteht für diese Verarbeitung eine gemeinsame Verantwortlichkeit mit der jeweiligen Plattform. Einzelheiten zur Aufgabenverteilung finden Sie in den Meta Page Insights Bedingungen und der LinkedIn Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit. Datenschutzinformationen der Anbieter: Meta, LinkedIn, Google und YouTube sowie TikTok. Sie können Ihre Rechte gegenüber uns oder der jeweiligen Plattform geltend machen. Unser Datenschutzkontakt und Ihre Rechte stehen in den Abschnitten 1 und 7.

7. Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit (Art. 15 bis 20 DSGVO). Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Löschung beantragen: Schreiben Sie an info@iqsolar-eu.com und nennen Sie, soweit vorhanden, Ihre Vorgangsnummer und den Kontaktweg Ihrer Anfrage. Wir prüfen die Berechtigung und mögliche Aufbewahrungspflichten. Eine solche Anfrage betrifft den Formularspeicher, die E-Mail-Kopie, den CRM-Eintrag und weitere betroffene Kopien; technische Aufzeichnungen und Sicherungen sind gesondert zu berücksichtigen. Das Kontaktformular selbst führt keine automatische Löschung aus.

Widerspruch: Bei einer Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an info@iqsolar-eu.com.

8. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für unseren Sitz ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig. Informationen und das Beschwerdeformular finden Sie auf der offiziellen Beschwerdeseite des HBDI.

9. Sicherheit und Änderungen

Die Übertragung zwischen Ihrem Browser und dieser Website erfolgt über HTTPS mit TLS-Verschlüsselung. Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich die Datenverarbeitung ändert. Es gilt die jeweils veröffentlichte Fassung.

Rechtsgrundlagen: Datenschutz-Grundverordnung, § 147 AO und § 257 HGB.